در دنیای پرمشغله امروز، بهبود کارایی و افزایش راندمان در محل کار از اهمیت بالایی برخوردار است. اتاق و دفتر کار هوشمند با بهکارگیری فناوریهای نوین، راهحلی خلاقانه برای رفع چالشهای رایج محیط کار و ارتقای سطح کارایی ارائه میدهد.
در حقیقت می توان اینطور گفت که اتاق کار هوشمند، نسل جدیدی از محیطهای کاری است که با استفاده از فناوری، فضایی منعطف، کارآمد و متناسب با نیازهای کارکنان امروزی را فراهم میکند. به همین منظور در این مقاله از شرکت هوشمندسازی پلان قصد داریم به صورت جامع اتاق کار هوشمند را مورد بررسی قرار دهیم.
فهرست مطالب
اتاق کار و دفتر کار هوشمند چیست؟
امروزه، اصطلاح «اتاق کار و دفتر کار هوشمند» تعاریف مختلفی دارد. اما بهطور کلی این اصطلاح به فضایی اداری اطلاق می شود که با استفاده از فناوریهای نوین، به گونهای تجهیز شده است که بهینهترین محیط را برای کار کردن، تمرکز و بروز خلاقیت کارمندان فراهم میکند.
این فناوریها به طور خودکار یا با دستورات کنترلی، شرایط محیط کار را مطابق با نیاز و سلیقه کارکنان تنظیم میکنند. می توان اینطور گفت که اتاق کار هوشمند با بهبود شرایط کاری به افزایش راندمان کمک میکند.
مشاوره هوشمند سازی ساختمان اداری (رایگان)
شرکت پلان با داشتن نماینده فعال در بیش از ۱۰ استان خدمات مشاوره و هوشمند سازی ساختمان اداری، تجاری، هتل، ویلا و… را انجام میدهد.
برای اطلاع از نحوه و هزینه هوشمندسازی دفتر و اتاق کار با ما تماس بگیرید.
شماره تماس پشتیبانی (ساعات اداری):
علت اهمیت یک دفتر کار هوشمند
۲ دلیل عمده برای تمایل روزافزون مدیران به هوشمند سازی دفتر کار و مهم شمرده شدن اتاق کار هوشمند وجود دارد:
۱. افزایش دورکاری و محیطهای کاری منعطف
افزایش دورکاری و رواج محیطهای کاری منعطف، پراکندگی نیروی کار را افزایش داده است. این امر نیاز به فناوریهای هوشمند برای تسهیل تعامل و همکاری بین کارمندان در محل کار و دورکاران را آشکار کرده است.
۲. گسترش فناوریهای هوشمند
امروزه، پیشرفتهای تکنولوژی مانند اینترنت، گوشیهای هوشمند و تجزیه و تحلیل داده، امکان استفاده از فناوریهای هوشمند در زمینههای مختلف، از جمله دفاتر کار را فراهم کرده است. با توجه به رشد هوشمند سازی انتظار میرود بازار جهانی دفاتر هوشمند تا سال ۲۰۳۲ به ۱۲۲.۶ میلیارد دلار برسد.
تجهیزات دفتر کار هوشمند چیست؟
رشد تکنولوژی در حال دگرگونی محیطهای کاری است و دفاتر هوشمند پیشرو در این تحول هستند. این دفاتر با بهکارگیری فناوریهای نوین، تجربهای کاملاً جدید از کار را برای کارکنان ارائه میدهند. در ادامه به معرفی برخی از رایج ترین عوامل هوشمند سازی اتاق کار می پردازیم.
۱. نورپردازی هوشمند
سیستم های هوشمند نورپردازی میتوانند میزان نور طبیعی موجود در دفتر را محاسبه کنند و در صورت لزوم، روشنایی دفتر را در طول ساعات کاری تنظیم نمایند.
به این ترتیب همواره تعادل مناسبی از نور طبیعی و مصنوعی فراهم میشود تا کارمندان علاوه بر داشتن دید کافی برای کار، درگیر کسلی یا خستگی چشم نشوند. این سیستمها همچنین میتوانند بهطور خودکار، حضور یا عدم حضور افراد در فضا را تشخیص دهند و چراغها را بر این اساس روشن یا خاموش کنند. این امر باعث صرفه جویی در مصرف برق میشود.
۲. سیستم صوتی هوشمند
سیستمهای صوتی هوشمند در اتاقهای کنفرانس و جلسات، فراتر از پخش صدا عمل میکنند و با ارائه قابلیتهایی مانند ضبط و رونویسی اتوماتیک، کنترل صدا با دستورات صوتی، ترجمه همزمان، کاهش نویز و افزایش وضوح صدا و تشخیص و دنبال کردن سخنران، تجربهای نوین و کارآمد را برای برگزاری جلسات به ارمغان میآورند.
این سیستمها با ارتقای کیفیت جلسات، افزایش مشارکت، تسهیل دسترسی به محتوای جلسات و صرفهجویی در زمان، به ابزاری ضروری برای ادارات و سازمانهای مختلف تبدیل شدهاند.
۳. میزهای هوشمند
در دفاتر هوشمند به میزهای متصل به سیستم های رزرواسیون، میز هوشمند گفته میشود. همچنین این اصطلاح برای اشاره به میزهای موتوردار که به راحتی می توان آن ها را بر اساس قد کارمند تنظیم کرد، به کار می رود.
۴. سیستم تهویه مطبوع هوشمند
سیستمهای تهویه مطبوع هوشمند میتوانند جریان هوا، سیستم گرمایشی و سرمایشی، همچنین میزان دی اکسید کربن و رطوبت را بهطور خودکار تنظیم کنند. این تنظیم خودکار بر اساس تعداد افراد حاضر در بخشهای مختلف مجموعه و شرایط محیطی تشخیص داده شده (سرما، گرما و ….) توسط سنسورهای اینترنت اشیاء، تنظیم کنند.
چنین تنظیمات خودکار و لحظهای، میتواند آسایش کارمندان و کاهش مصرف انرژی را در پی داشته باشد.
۵. دوربین های امنیتی هوشمند
دوربینهای امنیتی هوشمند با بهکارگیری فناوریهای نوین، نقشی اساسی در ارتقای امنیت و بهینهسازی محیط کار ایفا میکنند.
زاویه دید گسترده، تصویربرداری در شرایط کمنور، ذخیرهسازی ابری و قابلیت جستجوی آسان، از جمله ویژگیهای بارز این دوربینها هستند.
نظارت تصویری مداوم، پیشگیری از جرائم و حوادث، حل و فصل اختلافات، مدیریت از راه دور و بهینهسازی فضا از طریق تجزیه و تحلیل دادهها، تنها بخشی از مزایای استفاده از این فناوری در محیطهای اداری است.
۶. قفل های هوشمند
از آنجایی که دادههای موجود در ادارات نیاز به بالاترین سطح امنیتی دارند، حفاظت از دادههای کسبوکار در اداره در صدر الویت های سازمانی قرار می گیرد. قفلهای هوشمند با فناوریهای پیشرفته میتوانند به صاحبان کسبوکارها در رسیدن به این هدف کمک کنند.
در سیستمهای هوشمند کنترل ورود، از طریق فناوریهایی مانند بیومتریک (از اسکن اثر انگشت تا تشخیص چهره) و احراز هویت چند مرحلهای، برای مدیریت تردد مراجعه کنندگان و جلوگیری از دسترسیهای غیرمجاز به اطلاعات استفاده میشود.
چنین سیستمهایی قادر به شناسایی فعالیتهای مشکوک مانند تلاش افراد غیرمجاز برای ورود به دفتر نیز هستند.
برای اطلاع از هزینه هوشمندسازی دفتر و اتاق کار و دریافت مشاوره رایگان، میتوانید با ما در شرکت هوشمندسازی پلان تماس بگیرید یا فرم مشاوره را در وب سایت ما پر کنید.
شماره تماس پشتیبانی (ساعات اداری):
هوشمند سازی دفتر کار در ۵ مرحله
همانطور که تا به اینجای مقاله مشاهده کردید؛ دفاتر هوشمند به عنوان فضایی ایدهآل برای افزایش بهرهوری، خلاقیت و رضایت شغلی شناخته میشوند و در حال تبدیل شدن به یک ضرورت برای ادارات و سازمانهای مختلف هستند.
اما تبدیل یک دفتر کار سنتی به اتاق کاری هوشمند چگونه امکان پذیر است؟ در ادامه گامهای اساسی برای تبدیل یک دفتر کار سنتی به دفتر کار هوشمند را به شما معرفی میکنیم:
۱. پیاده سازی زیرساخت مناسب
مهمترین زیرساخت های لازم برای دفتر کار هوشمند شامل موارد زیر است:
- تاسیسات برقی و مکانیکی هوشمند
- سیستمهای امنیتی ارتقا یافته و هوشمند
- تهویه مطبوع و گرمایش و سرمایش خودکار
- اینترنت پرسرعت 5G یا WiFi
۲. دستگاههای هوشمند
دستگاههای هوشمند اعم از موارد زیر به شما این امکان را میدهند که با استفاده از تلفن همراه یا تبلت خود، آنها را کنترل کنید.
- تلویزیون های هوشمند برای ویدئو کنفرانس
- میزهای قابل تنظیم با اپلیکیشن موبایل
- صفحه کلیدهای کنترل صدا
- نورپردازی و لامپ هوشمند
- ترموستات هوشمند
- قفل هوشمند درب
- سیستم اینترکام تصویری
- قهوهساز و …
۳. نرمافزارها و پلتفرمهای هوشمند
نرمافزارها و پلتفرمهای هوشمند، قلب تپندهی یک دفتر کار هوشمند هستند. این نرمافزارها به شما امکان میدهند که:
- کارکنان را مدیریت کنید: از وظایف و برنامههای کاری گرفته تا حضور و غیاب و مرخصی، همه چیز را میتوان با استفاده از این نرمافزارها مدیریت کرد.
- فضای کاری را رزرو کنید: با استفاده از این نرمافزارها، کارکنان میتوانند به راحتی میزهای کنفرانس، اتاقهای جلسات و … را رزرو کنند.
- با همکاران خود ارتباط برقرار کنید: این نرمافزارها، ابزارهای قدرتمندی برای ارتباطات داخلی، برگزاری جلسات آنلاین و اشتراکگذاری اطلاعات هستند.
۴. امنیت سایبری
امنیت سایبری، یکی از مهمترین چالشهای پیش روی دفاتر کار هوشمند است. با توجه به حجم بالای دادههای حساس که در این دفاتر تبادل میشود، ضروری است که تدابیر امنیتی لازم برای محافظت از این دادهها اندیشیده شود.
۵. یکپارچهسازی
موفقیت یک دفتر کار هوشمند، در گرو یکپارچهسازی صحیح تمام اجزا، اعم از زیرساختها، دستگاهها، نرمافزارها و … است. در واقع تنها زمانی میتوانید ادعا کنید یک دفتر کار هوشمند دارید که با تمام این اجزا در هماهنگی با هم کار کنند.
تفاوت اصلی دفتر هوشمند با یک دفتر کار معمولی
حضور فیزیکی
- دفتر کار معمولی: از کارمندان انتظار میرود که تمام روز را در دفتر کار خود، پشت میز یا در اتاق کنفرانس باشند.
- دفتر هوشمند: با استفاده از فناوری، سیاستهای میز کار منعطف و مدلهای کاری جدید، نیازی به حضور دائمی کارکنان در یک مکان خاص نیست.
تعامل با محیط
- دفتر کار معمولی: برای انجام بسیاری از وظایف، مانند روشنایی چراغها یا رزرو اتاق کنفرانس، کارمندان باید به طور فیزیکی با محیط کار خود تعامل داشته باشند.
- دفتر هوشمند: حسگرها و تایمرها به طور خودکار بسیاری از وظایف را بر اساس حضور یا عدم حضور کارکنان انجام میدهند. به عنوان مثال، چراغها با توجه به میزان نور طبیعی روشن میشوند یا اتاقهای کنفرانس به طور خودکار رزرو میشوند.
مزایای یک دفتر هوشمند (۷ مزیت جذاب)
شرکتهایی که از راهحلهای هوشمند در دفاتر خود استفاده میکنند، میتوانند از مزایای متعددی بهرهمند شوند، از جمله:
۱. بهینهسازی فضای اداری
فناوریهای دفتر هوشمند میتوانند به شناسایی بخشهایی از فضای کاری که استفادهی کمتری از آنها میشود، کمک کنند. با این اطلاعات، میتوان زمان و نحوهی تغییر چیدمان دفتر را تعیین کرد و در نتیجه فضای اداری مورد نیاز را بهینهسازی کرد. این امر به نوبه خود منجر به کاهش هزینههای اجاره یا نگهداری ساختمان میشود.
۲. استفاده از میزهای اشتراکی
ابزارهای مدیریت دفتر هوشمند میتوانند راهکارهایی مثل میزکار اشتراکی (Hot desking) را عملی کنند که در آن کارمندان میز ثابت ندارند و در صورت نیاز از میزهای خالی استفاده میکنند. این امر به خصوص در شرایطی که کار از راه دور یا دورکاری ترکیبی رواج دارد، میتواند به کاهش فضای مورد نیاز در دفتر و صرفهجویی در هزینهها کمک کند.
۳. کاهش هزینهها با افزایش بهرهوری انرژی
راهکارهای هوشمند میتوانند ابزارهایی برای افزایش بهرهوری انرژی و کاهش مصرف برق فراهم کنند. به عنوان مثال، میتوان از سنسورها برای خاموش کردن خودکار چراغها و سیستمهای تهویه مطبوع در زمانی که مورد نیاز نیستند، استفاده کرد.
۴. کاهش تولید گازهای گلخانهای
کاهش مصرف برق از طریق ارتقای بهرهوری انرژی، به شرکتها کمک میکند تا اثرات منفی زیستمحیطی خود را کاهش دهند. این امر برای کسب و کارهایی که به اصول محیط زیستی و اجتماعی پایبند هستند و همچنین برای جلب رضایت ذینفعان علاقهمند به این موضوع، از اهمیت بالایی برخوردار است.
۵. افزایش بهرهوری و بهبود رفاه کارمندان
راهکارهای دفاتر هوشمند امکان شخصیسازی شرایط محیطی داخل ساختمان را فراهم میکنند. به عنوان مثال، کارکنان میتوانند دما، نور و کیفیت هوای فضای کار خود را مطابق با سلیقه خود تنظیم کنند. تحقیقات نشان داده است که این امر به بهبود رفاه کارمندان، افزایش انگیزه و تمرکز آنها و در نتیجه ارتقای بهرهوری منجر میشود.
۶. بهبود امنیت
با افزایش نرخ فیشینگ و حملات سایبری به شرکتها، دفاتر هوشمند میتوانند از فناوریهای مختلفی برای کنترل ورود و خروج افراد، کاهش احتمال نقض امنیت اطلاعات و حفظ دادهها استفاده کنند. به عنوان مثال، میتوان از سیستمهای تشخیص چهره برای ورود به دفتر و سیستمهای رمزگذاری شده برای محافظت از اطلاعات استفاده کرد.
۷. جذب و حفظ استعدادها
محیط کاری مدرن و انعطافپذیر که توسط دفاتر هوشمند ارائه میشود، میتواند برای کارکنان امروزی بسیار جذاب باشد و به جذب و حفظ استعدادها کمک کند.
معایب دفاتر هوشمند
قبل از هوشمندسازی فضای کار، مهم است که معایب و چالشهای بالقوه این فناوری را نیز در نظر بگیریم. در ادامه به برخی از آنها اشاره میکنیم:
۱. هزینه اولیهی بالا
ایجاد یک دفتر هوشمند مستلزم سرمایهگذاری قابل توجهی در زیرساختها و فناوریهاست. اگرچه در طولانی مدت مزایا از هزینهها پیشی میگیرند، اما تامین بودجهی مورد نیاز در ابتدا ممکن است برای بعضی کسبوکارها دشوار باشد. لازم است سازمانها بازگشت سرمایه در برابر این هزینههای اولیه را به دقت بررسی کنند و یک برنامه مالی جامع تنظیم نمایند.
۲. وابستگی به فناوری
دفاتر هوشمند به شدت متکی بر فناوری هستند و بنابراین احتمال نقص تجهیزات یا وقوع حملات سایبری در آنها وجود دارد. برای کاهش خطرات احتمالی، سازمانها باید تدابیر امنیتی قوی، برنامههای پیشگیرانه و استراتژیهایی برای مواقع اضطراری داشته باشند. همچنین تقویت زیرساختهای فنی نیز از اهمیت ویژهای برخوردار است.
۳. مقاومت کارکنان
کارکنانی که به شیوههای سنتی کاری عادت کردهاند ممکن است در برابر ورود فناوریهای جدید به محیط کار مقاومت کنند.
بسیار مهم است که با آموزش کافی و برنامههای مدیریت تغییر، این مشکل را برطرف و از بروز مقاومتهای احتمالی جلوگیری کرد. با همراهی کارکنان در روند تغییر و ارائه دادن منافع استفاده از فناوریهای هوشمند به آنها، میتوان بر مقاومتها غلبه کرد و فضای پذیرش این تغییر در میان کارکنان را ایجاد کرد.
ترندهای آینده دفتر کار هوشمند
روندهای طراحی دفاتر کار به طور مداوم در حال تغییر و تحول هستند تا با ارزشها و سبک زندگی جامعه همگام شوند. در ادامه به شرح برخی از این روندها میپردازیم:
استفاده از هوش مصنوعی
هوش مصنوعی میتواند در زمینههای مختلفی مانند خودکارسازی وظایف، تجزیه و تحلیل دادهها و شخصیسازی تجربهی کارکنان مورد استفاده قرار گیرد.
واقعیت مجازی و افزوده
این فناوریها میتوانند برای آموزش کارکنان، برگزاری جلسات مجازی و خلق فضاهای کاری تعاملی به کار گرفته شوند.
اینترنت اشیا
اتصال اشیا و تجهیزات مختلف در دفتر کار به اینترنت، امکان جمعآوری دادههای ارزشمند و بهینهسازی فرآیندها را فراهم میکند.
طراحی زیستمحیطی
توجه به پایداری و حفظ محیط زیست در طراحی دفاتر کار هوشمند از اهمیت فزایندهای برخوردار است.
پایداری
امروزه پایداری یکی از موضوعات مورد توجه افراد در سطح جهان است. همه ما به دنبال زندگی و کار در محیطهایی هستیم که به حفظ محیط زیست کمک میکنند. شما میتوانید در طراحی فضای اداری خود از مواد اولیهی سازگار با محیط زیست استفاده کنید و امکانات مورد نیاز برای فعالیتهای پایدار را برای کارکنانتان فراهم آورید.
هزینه هوشمند سازی دفتر کار
هزینههای اولیهی هوشمندسازی یک دفتر کار ممکن است در ابتدا بالا به نظر برسد، اما در بلند مدت این هزینه ها توسط مزایای هوشمند سازی پوشیده میشود. با هوشمندسازی فضای کار، نه تنها در هزینههای خود صرفهجویی میکنید، بلکه شاهد افزایش بهرهوری، خلاقیت، رضایت شغلی و در نهایت، سودآوری سازمان خود خواهید بود.
متخصصان مجرب ما، با تجزیه و تحلیل نیازهای شما و ارائه مشاوره رایگان، برای انتخاب بهترین گزینه های اتاق کار هوشمند در کنار شما هستند.
برای اطلاع از هزینه هوشمندسازی دفتر و اتاق کار و دریافت مشاوره رایگان با ما در شرکت هوشمندسازی پلان تماس بگیرید یا فرم مشاوره را پر کنید.
شماره تماس پشتیبانی (ساعات اداری):
منابع:
